Protocol

Protocol Legmeervogels Verenigingsdienst, 3 juli 2023 

In de Algemene Leden Vergadering (ALV) van 3 juli 2023 is besloten om voor het volgende seizoen 2023-2024 de verenigingsdienst in te voeren. Wat de verenigingsdiensten inhouden vind je in het protocol hieronder.  

In de jaren na corona is het voor Legmeervogels een grote uitdaging geweest om de noodzakelijke werkzaamheden binnen de club uitgevoerd te krijgen. Er ligt op het moment te veel druk op de huidige vrijwilligers, doordat taken en werkzaamheden niet meer uitgevoerd kunnen worden door een tekort aan vrijwilligers. Legmeervogels is nou eenmaal een vereniging die in stand gehouden wordt door vrijwilligers. Taken die verzorgd moeten worden zijn: kantinediensten, het trainen/begeleiden van jeugdteams, het verzorgen van materialen, welkomstavonden nieuwe leden organiseren, wedstrijdcoördinatoren, onderhoudsdiensten, scheidsrechters en schoonmaakdiensten. Daarnaast is het organiseren van bijvoorbeeld het Jeugdtoernooi of het Bedrijventoernooi ook van belang. Binnen de club zijn er altijd verengingsdiensten die bij je passen.  

In de ALV is er besloten om voor het volgende seizoen 2023-2024, een bijdrage voor de verengingsdienst in te voeren voor alle ingeschreven leden. Deze bijdrage bevat een borg die van te voren voldaan moet worden. Het is dus een verplichting en geen vrijwillige bijdrage.  

Door een nieuw vrijwilliger-administratiesysteem te hanteren willen we ervoor zorgen dat iedereen een bijdrage levert aan de club, zodat iedereen kan genieten van de faciliteiten binnen de club.   

• ieder lid of ouder (verzorger) dient volgens een puntensysteem 8 punten te behalen in één seizoen. 1 punt staat voor 1 uur verenigingsdienst, neem als voorbeeld een kantinedienst van 4 uur, dit staat gelijk aan 4 punten. De kantinedienst heeft dus als uitgangspunt het seizoen vol te maken met de beschikbare mensen. (handbal- en zaalvoetbal moeten 4 punten halen).
• Indien een lid of ouder (verzorger) ervoor kiest om de verenigingsdienst niet te voltooien dan vervalt de borg en dient degene deze borg volgend seizoen weer te betalen.  
• Als iemand netjes de 8 punten voor een seizoen behaalt, wordt de borg aan het einde van het seizoen teruggestort. Deze vervallen borg zal in het potje van het vrijwilligersfonds komen. Deze pot komt ten goede aan de vrijwilligers van deze vereniging. 
• Voor de jeugdleden t/m 17 jaar, behorend tot één gezin en op één wonend adres hoeft slechts 1x de borg betaald te worden en ook 1x de verenigingsdienst uitgevoerd te worden of de vergoeding te worden betaald. De borg dient voor het seizoen betaald te worden, dit is uiterlijk 2 weken na moment van versturen van de factuur. 
• Leden van 18 jaar en ouder dienen zelf hun verenigingsdienst uit te voeren, ook al behoren zei tot een gezin met meerdere spelende leden.  
• Indien deze borg niet betaald wordt, wordt het lid uitgesloten van de trainingen en wedstrijden. Voor zowel contributie als borg betekent: niet betalen=niet spelen.
• In het geval van JFS leden geldt de uitsluiting indien de verplichte verenigingsdienst niet uitgevoerd wordt. 

Vrijstelling  

Leden die niet geregistreerd staan, hoeven zich niet te registeren voor de verenigingsdienst. Wel kunt u zich inschrijven voor een verenigingsdienst om een bijdrage te leveren aan de club. 

De zaalvoetballers zijn vrijgesteld voor verenigingsdiensten. De handballers dienen ook 4 punten te behalen voor een seizoen, omdat ze in de zomermaanden gebruik maken van de faciliteiten op de club. 

Leden die van mening zijn dat ze vrijstelling hebben, kunnen vrijstelling aanvragen. Dat kan via de volgende link:
https://www.legmeervogels.nl/1366/aanvraag-vrijstelling/

Taken waarvoor vrijstelling geldt, zijn bijvoorbeeld:  

het trainen/begeleiden van teams, commissie taken, fluiten van wedstrijden, bestuurstaken etc. De verengingsdienstcoördinator zal, indien er sprake is van goedkeuring, vrijstelling voor een verenigingsdienst geven en vastleggen. 

De volgende rollen bij Sport en Spelweekend besteden vele uur aan vrijwilligerswerk en krijgen vrijstelling voor de verenigingsdienst:

- Algemene organisatie (hele weekend aanwezig + meerdere vergaderingen en werk door het jaar heen)

- Technische Dienst

- Groepsleiders

- Keukenploeg

Sommige taken vallen niet onder verenigingsdiensten maar onder team-jeugdtaken.  

Team-jeugdtaken zijn bijvoorbeeld:  

het vervoeren van spelers, het vlaggen, het uitzetten van het veld, het neerzetten van doelen en het wassen van de wedstrijd-trainingskleding. Deze taken vallen dus niet onder vrijwilligerswerk en er wordt verwacht dat leden en ouder (verzorgers) deze taken zelf oppakken binnen het team. 
 

De borg voor zowel de jeugd als de senioren bedraag €75, zolang er voldaan is aan het benodigde aantal punten van het seizoen (bv veldvoetbal 8 punten=8 uur). Als deze borg voldaan is, en indien er is voldaan aan de verenigingsdiensten en 8 punten per seizoen, dan wordt deze aan het einde van het seizoen teruggestort. 

De borg moet u betalen uiterlijk 2 weken na factuurdatum. Als u niet voldaan heeft aan het benodigde aantal punten per seizoen dient u voor het volgende seizoen de borg weer in te betalen. Voor mensen met Jeugd Sport Fonds wordt er geen uitzondering gemaakt en moet ook deze borg betaald worden.  

Indien u niet komt opdagen zonder geldige reden of niks meldt, wordt er een boete in rekening gebracht van €25.  

Het is mogelijk om vervanging te regelen voor u verenigingsdienst. Dit graag aangeven bij [email protected] .  

Als u meer dan het aantal benodigde punten behaalt in één seizoen, maar u bent geen vaste vrijwilliger, dan wordt u uitgenodigd voor het vrijwilligersfeest. 

 
Verenigingsdiensten  

Het gaat om de volgende diensten waar u zich voor in kunt schrijven: 

Verenigingsdiensten  

Het gaat om de volgende diensten waar u zich voor in kunt schrijven: 

• Hoofd Jeugd Opleiding
• Voetbal Kader Coach
• Medewerker gedragscommissie
• Wedstrijdsecretariaat zaterdag (ontvangst teams en sleuteluitgifte) 
• Clubgebouwbeheerder
• Coordinator accomodatieverhuur
• Barcoach
• Bardienst medewerker
• Keukendienst medewerker
• Onderhoudsmedewerker
• Schoonmaakdiensten doordeweeks 
• Coordinator schoonmaak grote evenementen 
• Coordinator VOG

Leden dienen zich voor 1 september op te geven welke verenigingsdienst ze willen vervullen. Bij te laat of niet doorgeven komt er nog een boete erbij. De opgave dient te gebeuren via de link op de website onder het kopje "verenigingsdienst" of door het linkje in uw ontvangen mail.  

Deze link geeft toegang tot een formulier waar de opgave gedaan kan worden. Leden of de ouders/verzorgers zijn zelf verantwoordelijk voor de registratie van hun dienst. Het is de eigen verantwoordelijkheid om je via de website of via de mail aan te melden voor de verenigingsdienst. 

Wijzigingen kunt u doorgeven aan [email protected]  of kun je zelf veranderen via de Legmeervogels site. Mocht je vragen hebben over het verenigingsdienst protocol dan kun je deze stellen via hetzelfde mailadres. 

Het kan voorkomen dat er gedurende het seizoen wijzigingen optreden ten opzichte van de registratie, bijvoorbeeld omdat er aangegeven was dat er afgekocht wordt, maar er toch een taak is opgepakt of andersom. Er wordt van u verwacht dat ook dit via mail gemeld wordt. Dan kan de registratie aangepast worden. Dit voorkomt weer een hoop communicatie achteraf. Eventuele verrekening met de borg volgt dan uiteraard. 
 

Het rooster van de diensten is terug te vinden onder het kopje verenigingsdiensten. Daarnaast kunt u ook via uw eigen inlogcode in de roosters komen.  
 

Het kan natuurlijk altijd gebeuren dat er fouten in het systeem zijn gekomen. Als u van mening bent dat u ten onrechte bent ingedeeld kunt u 2 weken van te voren bezwaar indien per e-mail: [email protected] . Bezwaarschriften tegenover opgelegde sancties kunt u indien bij [email protected] .   

Tijdens de algemene ledenvergadering van Legmeervogels, waar het jaarverslag wordt gepresenteerd, zal de penningmeester verslag doen van de baten en lasten van de verenigingsdiensten. Deze maakt deel uit van de begroting van Legmeervogels. De ontvangen gelden (dus van leden die hun verenigingsdienst niet hebben vervuld) worden besteed aan taken waarvoor geen, of onvoldoende vrijwilligers beschikbaar zijn. 

De statuten en het huishoudelijk reglement van Legmeervogels  zijn van toepassing en daar waar dit protocol niet in voorziet beslist het bestuur van Legmeervogels. Het bestuur is bevoegd om aan de hand van de bevindingen de lijst met taken/activiteiten, duur en/of het aantal te verrichten diensten per seizoen te wijzigen. 

Er is wijdverspreid misverstand als het gaat om vrijwilligerswerk bij Legmeervogels, namelijk dat het beperkt blijft tot het draaien van kantinediensten of het schoonmaken van kleedkamers. Maar zoals al eerder genoemd, is er zoveel meer mogelijk. De nadruk ligt hierbij op de club cultuur van een verenigingsdienst. Denk bijvoorbeeld aan het verzorgen van het materiaal, het coördineren van activiteiten, het trainen en begeleiden van teams, het worden van scheidsrechter, het zijn van een wedstrijdcoördinator, het organiseren van dartavonden, het bijhouden van de sponsoradministratie, het verrichten van onderhoudswerkzaamheden, en zelfs het organiseren van speciale evenementen zoals de penaltybokaal, pupil van de week, toernooien, het schrijven van interessante artikelen voor de krant en nieuwsbrieven op de website, en nog veel meer. 

Het meeste plezier haalt u natuurlijk uit iets doen waar u goed in bent en waar u mogelijk ervaring mee heeft vanuit uw werk of hobby. Op die manier verloopt het vrijwilligerswerk soepeler en met meer voldoening. Want het belangrijkste is dat we samen met plezier bouwen aan een nog mooiere vereniging!